文书档案的收集和整理

文书档案是指各单位从事社会管理活动中形成的具有保存价值的文件材料，文书档案的收集和管理是一项重要的办公室工作。本文简述了文书档案的概念、文件的归档范围以及文书档案的保管年限，重点介绍了文书档案的收集和整理方法。

文书档案的收集和整理是一项重要的办公室工作，档案管理人员在日常工作中应该注意档案资料的收集和分类整理，有利于本单位资料的运行和利用，也有利于每年的档案检查管理。

一、文书档案的概念解读

文书档案是指各单位从事社会管理活动中形成的具有保存价值的文件材料。这些文件材料属于法规性文件和行政性文件，反映的是当时的政治生活和行政事务管理活动的历史记录。所谓法规性是指具有法律性和强制性的文件，一般是由本单位制定和颁发的。行政性的文件是单位在日常政务活动中形成的文件。其主要的形式有决议、决定、公告、指示、布告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、会议纪要等。这些文件都要完整、齐全，包括收文、发文，编了文号的和没编文号的都要齐全，并且每份文件的正件、附件、底稿、签发单、处理签、领导批示等都要收齐。

二、文书档案的归档范围

文书档案的归档范围要根据本单位的具体情况而定。档案管理人员要对本单位的文件材料有个正确的认识，对于文件的归档处理，年限的安排等。南宁铁路局中凡是属于本单位需要归档范围的文件材料，都要齐全规整的移交到档案部门，统一管理。

第一，上级单位的文件材料。

属于上级单位下发的材料有上级单位召开的并需要贯彻执行的会议材料；本单位在业务上需要贯彻执行的方针政策性的文件材料；本单位业务上需要执行的指示、规定等；不属于本单位业务但仍需要执行的指示、规定；有关本单位部门设置、各级领导的人事任免以及工作人员的编制等文件材料；相关领导对本单位的视察检查的讲话、指示以及题词等的材料；上级机关对本单位的批示、批复以及转发的本单位的材料。

第二，本单位的文件材料。

本单位的文件材料有本级党的代表大会、职工代表大会、工会、共青团代表大会等的文件材料；本级组织的董事会、行政会、工会、共青团召开的常委会、办公会等的会议材料，合资铁路机构的董事会、监事会等的文件材料等；本单位召开的常规工作会议、专题会议等的会议材料；本单位承办的会议材料或与其他单位联合召开的会议材料；本单位的业务材料；本单位在迎接上级单位检查时所形成的文件材料；本单位的人事管理材料；本单位所有行政事务管理的材料。

第三，同级单位的文件材料。

同级文件材料有合同及单位的业务洽谈的来往材料；借鉴同级单位的行政管理材料。

第四，下级单位的文件材料。

下级单位的年度计划、总结、统计、报表等的文件材料；重大问题的专题报告。

三、文书档案的保管年限

根据铁路系统文书档案的保管年限的规定，对于文书档案管理的年限规定为永久性、30年、10年三个时间档。

永久性保管的文书档案有：本单位制定的法规性、政策性的文件材料；本单位举办大型活动时的材料，举行大型会议时的所有会议材料，以及所有职能活动中下发的重要业务材料；本单位、同级单位以及下级单位所有关于重要问题的申请、批复以及重要的综合性统计报表；单位的部门演变，各部门的人事任免等；本单位的土地征用和重要的合同协议、资产登记材料；本单位所有外事活动的材料；上级对本单位制定的重要业务文件材料；本单位发生的重大事故材料等。

有时间限制的定期材料有：本单位职能活动中的一般性材料；本单位召开的一些一般性会议的材料；本单位在人事管理工作中形成的一般性的材料；本单位关于一般性的问题请示，上级领导的批复，一般性工作的报告、总结、以及统计报表；上、下级之间所制发的并非本单位主管业务的一般性文件材料；下级单位的年度报表、总结、汇报；发生在本单位的一般性事故材料。

四、文书档案的整理方法

第一，文书档案的收集。

在日常工作中，文书档案的收集主要是严格按照南宁铁路局的单位归档制度的有关规定进行收集，制定相应的规章制度，加强对零散文件的收集管理。如：只要是处理完毕的文件要随时收集，以备整理入档；还需要借的文件要履行好借用手续，规定期限收；如果是本单位发的文，要在盖章的时候就收集起来；所有会议材料，要及时收集；有关单位内部的材料，要有针对性的选择收集；单位平时常规工作中的材料要逐项收集；如果机构人员有变动时，一定要提前收集相关材料；还要结合年终检查和年末立卷全面集中收集，如果发现有不全的现象，要反复催收。

第二，文书档案的分类。

收集的材料并非全部归档，要有选择，有分类，分级别，分年限有针对性的整理入档。分类的时候首先要有清楚的界限，没有交叉重叠；各单位的文书档案分类的原则要坚持统一，同时还要根据本单位的档案特点，灵活运用分类的方法；文书档案的分类要有连续性，注意分类标准和分类方法的前后衔接统一，不易改动。

文书档案的分类主要有年度时间分类法、问题分类法和组织机构分类法。年度时间分类法，即按照时间的顺序依次分类，如：2010年文书档案，2011年文书档案……这样可以保持同一年内文书档案的统一。南宁铁路局的档案分类就是运用年度分类，客观明确。同一年度的日期要标明年月日，文件中有明确的日期就按照文件中的日期标注，如果文件中的日期是“段时间”，则要找出近似的日期时间。问题分类法则是按照统一的“主题”进行分类，如人事、计划、总结、运输、服务等。这样可以保持文件内容方面的横向联系，因为内容本来就很相似，归类的时候最好和时间年度相结合，使类别更清晰。组织机构分类法是按照该文书档案的承办单位或处理单位为标准，根据不同的机构名称进行的分类。如办公室、人事处、财务处、组织部、宣传部……根据机构的重要性排列。如果同一文件涉及的机构较多，则要按照文书档案的统一规定划分归属，或者归入主办单位。

第三，文书档号的编制。

文书档案的编号应该按照文件的分类方案和排列的顺序逐件编号，并在全宗中的位置标识符号，有利于后续的编目工作的延续，还可以方便以后的查找利用。档号包括全宗号、案卷目录号、案卷号、件号、页号。档号的编制是唯一的，一个编号只能有一个代码，一个代码只能有一个编号的对象。也就是在档案管理处无论是层次比较高的全宗号还是最低层次的页号都不能有重复的现象。而且，档号编制完成确定后，一般不允许改变。

第四，文书档案的检索。

为了查找方便，文书档案要有检索编目，检索工具有案卷目录、全引目录、专题目录、文号目录等。文档检索的编制可以根据文书档案的保管期限分年度或者混年度进行编制。根据前文中文书档案的保管年限分年度进行编制，条理清楚，便于查找。混年度编制的的案卷，多适用于档案形成不多的单位，可以减少检索编目的编制。

第五，文书档案的装盒。

文书档案在经过收集整理分类编目后，要进行装盒。装盒时要按照文件号的先后顺序装入，要注意与检索目录一致。如果档案文件非常多，一旦顺序不对则会影响全盘，甚至会形成“死档”。档案盒要在盒脊上对盒内的文件进行有必要的注释。包括文件的整齐程度，年度、主题、起止文件的编号等。入盒归档后，还要注明整理归档的人员姓名、日期，以备后期检查的时候明确责任。

规范整理文书档案是档案管理工作中最重要的一部分，档案整理的质量关系到档案保管和运用。所以，档案收集和管理人员要明确档案管理的重要性，熟悉文书档案的分类、归档范围、保管年限，以及档案盒的规范性，为需用者提供最全面的服务。

（作者单位：南宁铁路局档案史志室）

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