科研单位大型学术交流活动典型案例分析

开展国内外合作与交流，是提升我国军工科研单位科技研发实力和国际化水平的有效途径，而大型学术研讨是国际合作与交流的主要形式。近年来，随着我国军工科研国际化程度逐年提升，与国外同行之间的科研交流日益密切。因而，以国际学术研讨会为主要形式的大型学术交流活动意义重大，能够促进我国军工科研及时汲取国内外先进的科研成果，促进我国相关领域发展、推动相关学科与专业建设、助力知识积累与共享、培养和促进人才成长。结合工作经验，系统梳理了大型学术研讨会的主要组织流程，以第二十届中国科协年会“天地往返运输技术研讨会”的会议组织与管理作为典型案例，总结管理经验并提出了若干建议，为军工科研单位组织开展国内外学术交流活动提供参考。

一、科研单位学术活动组织流程

军工科研单位开展国内外学术交流活动，要明确会议目的与主题，顶层策划，制定详细、切实可行的计划安排，组织流程主要包括九个方面。

1.成立会议筹备组织。由会议主办方牵头组织筹备组，完成会议组织方案制定、督导管理、会务具体落实等工作。其中，会议的资料、信息、安全保密、宣传、运输、会场、餐饮等工作由专人负责管理。

2.策划方案编制与审查。组织编制策划方案与详细的工作计划，明确会议时间、地点、参会领导与人员、主题、内容、日程安排、会议预算等，基本方案需要经过活动管理人员的认可与审查。

3.宣传品制作。为做好大型学术研讨会的宣传活动，需要事先制作宣传品，宣传品形式根据活动规模及形式适当确定，包括图册、宣传片、动画Logo与宣传视频等形式。

4.征文通知发放与论文收集。编制约稿函和征文通知，并根据会议知悉范围选取合适的征文对象进行发放，征文过程以2个月以上为宜。

5.专家约稿与特约报告。为扩大会议影响力，可以向国内外知名专家约稿或邀请其作主旨报告，使与会者获取最前沿的知识和技术，达到充分交流的目的。一般需要通过采取约稿或主旨报告邀请的形式邀请国内外知名专家参会，并需要提前（至少3个月为宜）发放正式约稿函或特约报告邀请函。

6.论文评选与论文集制作。针对收集的论文，需要邀请领域内专家根据论文主题符合性、论文质量进行论文筛选或评审，对符合参会要求的论文，需要进行会议论文集的制作。

7.发放会议通知与会议报告收集。完成论文筛选后，针对符合要求的作者发放会议通知，同时在会议开始前完成会议报告收集工作。

8.落实参会领导与嘉宾。在开展大型学术研讨会前，需要及时逐一落实参会领导与嘉宾的参会状态，确保会议顺利进行。

9.会议总结与宣传。大型学术研讨会往往针对某一领域或某一主题召开的学术会议，需要做好会议总结，包括技术总结与管理总结，加强信息宣传，扩大学术活动的影响力。

二、典型案例分析

1.活动简介。在中国航天科技集团有限公司、中国航天科工集团有限公司的指导下，“天地往返运输技术研讨会”作为第二十届中国科协年会9场专题研讨会之一在浙江杭州召开。本次研讨会由中国科协、浙江省人民政府主办，中国宇航学会、航天一院承办，浙江大学航空航天学院、浙江省航空航天学会协办。会议聚焦天地往返运输领域，邀请国内外20余位院士、知名专家，重点围绕总体技术、智能控制、推进技术、材料与热防护等技术组织完成了11项大会特邀报告以及一次圆桌会议。本次会议吸引了来自中国、美国、俄罗斯、法国、德国、意大利等国家40多家航天机构的160多位代表参会，是科技界具有重大影响的科技盛会。

2.组织管理经验。（1）精心策划，塑造会议品牌形象。第二十届中国科协年会以宣传贯彻落实十九大精神、推进世界科技强国建设为中心，首次发布重大科学问题与工程技术难题，汇聚国内外精英智慧，服务世界一流科技期刊与一流学会建设，有效服务地方产业转型升级和全民素质提高。围绕本次研讨会的目的、定位和需求，会务组精心策划，在全面、深入分析会议相关信息的基础上，运用科学的策划方法，围绕会议时间地点、会议规模、会议主题、会议程序、会场主席、拟邀请的国内外专家及兩院院士与学术委员会成员、工作进度安排以及大会预期成果等多方面进行了全面策划，在各种学术资源的基础上进行创新，制定出研讨会最佳方案，最终形成了《第二十届中国科协年会重大工程技术研讨会——天地往返运输技术研讨会工作策划》与《第二十届中国科协年会重大工程技术研讨会——天地往返运输技术研讨会细化方案》，作为本次研讨会活动整体策略的运筹规划，努力创造会议优势和特色亮点，强力塑造会议品牌形象。

（2）团队协作，合力打造高凝聚力会务团队。根据会务工作需求，主办、承办、协办单位共同成立会务组，主要由航天一院、中国宇航学会、浙江大学航空航天学院以及浙江省航空航天学会相关工作人员组成。围绕国内外专家参会邀请、大会特约报告邀请、十大难题征集与评选、交通安排、住宿安排、会场设备调试、外籍嘉宾、院士一对一接待等工作进行明确分工，各司其职，达到出色的会议效果，在多头绪、高强度、时间紧、任务重的条件下，本团队显示出了高度的资源共享和协同合作的精神。通过多个单位共同打造一支会务团队，统一策划，有利于提高会务工作的整体效能、节省内耗，真正的使每个会务成员参与到团队工作中，风险共担，相互配合，注重团队协作，是加强创新办会的巨大动力。

（3）质量与保密先行，多轮评审严把质量与保密关。本次会议特别重视会议内容质量与保密的严格把关，针对该领域国内外特约大会报告PPT、会议宣传手册、会议媒体材料等会议材料，先后组织近30余次评审把关工作，提高办会质量。质量把关与保密管理是举办一场成功大型会议的关键。

（4）强化执行、务实高效、群策群力、快速响应。在整个会议前期筹备、会议现场工作以及会后总结工作中，全面强化执行力，工作务实高效、群策群力、快速响应，充分发挥了“特别能吃苦”、“特别能战斗”、“特别能攻关”、“特别能奉献”的航天精神，按照会议策划各个节点要求，高质量、高效率完成了会议名单确定、会议手册审校、参会嘉宾接待等相关工作。特别值得一提的是会场现场设备调试与播放工作，由于该项工作要求高、强度大，现场工作人员临时组队、明确分工，迅速找到最优的方法，从最初会议状况的杂乱无序到大会报告PPT的完美播放，切屏、播放、导引、跟屏、串场，一气呵成，多格式32个大会报告与作者简介，反复8次核对，13小时高强度一丝不苟双屏同步播放，64次准确切屏，高效务实、勇于实践，最终完美呈现出一场天地往返运输领域技术交流盛宴。

3.问题与改进。本次研讨会诚邀国内外院士、专家近20余人，建议组织院士、知名专家闭门会议，增设深入研讨交流环节。围绕天地往返运输领域，为了达到深入研讨的目的，可增设闭门会议，使得各国专家能够充分表达各自观点，不受会场交流时间过短的限制，起到良好的深入交流的效果，顶级专家通过观点的碰撞，启迪创新思维、激发灵感，共同推进天地往返运输技术的不断发展。

（作者单位：中国运载火箭技术研究院科技委）

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