“故纸”之间掘宝藏

报业的档案管理是报社管理的一部分，是基础性的工作，做好报业档案管理工作对于提高报社管理水平、保证报业持续稳定健康发展起着举足轻重的作用。

以科学管理促提质

档案收集与归档是档案工作的起点，当报社相关实践活动发生后，如果不及时、不准确、不深入地进行收集和不明确、不清晰地分类归档，档案管理工作则无从谈起。我们报社自从1984年成立以来，档案收集工作与归档程序逐步完善，不仅工作人员思想重视、形成“有事必记”、“有用必录”的行为习惯，同时还建立和完善收集制度，明确收集范围以及类别，建立了保障体系，包括记录人员、收集人员配置以及文件形成、缴收等规范，对收集、归档工作是否到位、各类“记录”是否真实深刻、涉及的面是否深入等等进行了要求。在收集、归档类别上，文书档案按照永久、30年、10年的归档区分。

当前，报业市场正处于战略转型期，竞争空前激烈。《邵阳日报》作为地市党报，最大的威胁不是来自新媒体，而是来自内部本身。因而报社从组织机构入手，调整和完善部门机构设置，科学规范部门职能，改进管理方式。2011年初，报社将日报和晚报的采编经营合二为一，形成行政、采编和经营三大系统，由社务会领导兼任各系统负责人，按岗定责；将“2报1网”的经营系统整合为三大中心，即广告中心、出版中心、发行中心。通过改革，进一步理顺部门关系，科学界定部门职能，克服多头管理、政出多门的弊端，有效解决了长期以来争稿源、争广告、争发行、争读者的“内耗”问题。而报业档案提供的人员信息、规章制度、福利待遇等基础性资料，为报社体制创新、加大转型力度提供了有力的保障。

同时，我们根据报社自身特色，建立了报纸档案，即从创刊开始进行专档收集，将每天报纸按季度装订成册；建立了专业的职称档案，由于报社工作的特殊性，从业人员主要职称为新闻系列的记者、编辑职称，以及其他的会计师、工程师、经济师、政工师等职称，这些资料在收集之后，均按照个人编号、姓名、档案号进行归档，并设立统一的目录，以好区分、备查考。2010年初，为宣传邵阳“十一五”时期取得的巨大成就，推出《赶超》特刊。这期特刊具有较高的文化品位和收藏价值，尤其是报业档案提供的那些泛黄的历史照片，与日新月异的新照片形成强烈对比，翻天覆地的巨变气息跃然纸上，故而深受广大读者欢迎。

以细节管理促服务

报业档案不管是收集的不定时性、类别的繁杂性、事件的重复性，还是归档的分门别类、保管的安全，或是使用时的注意事项等，都决定了其管理工作是门“细致活”，要求制度细化和规范执行。

在具体操作中，包括归档文件保管期限的区分管理（如永久、长期、短期），专人、专室的配备和完善，定期检查、维护，保管制度、奖惩办法的建立等等，从广处着眼、从细处着手、往深处落实，才能做到不损毁、不失真、不散失，才能做到需时可查、用时可考。尤其是报纸等专业档案的存放，由于纸质化特性突出，其保护也就显得格外重要。在关于防止潮湿、防蛀虫以及防火等方面需要特别注意，甚至连装订应使用专业的塑料装订钉而不是易生锈的钉书针等都有讲究。同时，不管是用专用的档案盒还是温度测量等专业保护材料的使用等，都需要专业的档案保管人员以高度的责任心来进行维护。

因而，档案管理人员必须具备“微”服务的品质，必须在档案利用过程中便捷、快速、有效地提供各类服务。比如，报社每年举办房交会、车展、农博会、家博会以及各类专项评比活动，档案管理人员都会有意识地将相关资料系统归档，为下一届活动做准备，并提供借鉴。在2011年报社春节晚会上，我们曾利用自报社成立以来的照片等档案进行幻灯片制作，展示发展历程，增强凝聚力。2012年初，报社主导的报业传媒产业城项目启动。产业城包括报业大楼、印刷公司、纸库、广告中心，以及商务酒店等，这将成为邵阳报业乃至邵阳文化产业坚实的发展基地。而报社基建规划方案筹划借鉴了报业档案的相关图纸、证件档案等等，及时、有效地为报社发展提供科学依据，充分展示了档案在大型社会活动中的作用。

以创新管理促高效

坚持机制创新。对采编人员，报社制定了轮岗交流制度，使他们得到全面锻炼；经管部门通过目标考核方式，不拘一格选人用人；行政部门进一步打破论资排辈的束缚，大胆起用新人。在人才使用方面，报社根据实际工作需要确定相应的岗位和职责，实行竞争上岗、双向选择，逐步由身份管理向岗位管理过渡。在干部选拔上，彻底打破身份界限，竞争上岗，把真正想干事、能干事的同志选拔到领导岗位。2011年初，4名任职多年的科级干部落选，表现优秀的“80后”竞聘上岗。报业档案工作则与时俱进地建立了完善的记录、归档、保管等制度，根据不同时期、不同需要更新和调整原有不再符合实际的制度和规章。

坚持管理创新。制定了“三创一争”实施方案，设立“创新奖”、“创优奖”、“创收奖”，充分调动员工的积极性与创造性，涌现出了一大批岗位能手和优秀员工。报社每天评A稿，每季度评优稿，年底推荐年度优稿参评省级以上新闻奖。报业档案管理方式上也进行了创新，建立涵盖负责人、各部室、档案专管人员等在内的综合管理体系和协调机制，加强信息化电子档案的建设等，为报社各项改革的稳妥推进提供了保障。《邵阳日报》在连续三届被评为湖南省一类报纸、荣获湖南省“十佳报社”的基础上，2011年度又获首届“湖南报业管理奖”。

（作者单位：邵阳日报社）

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