秘书应如何应付来访的不速之客
作为助理或者秘书,每天除了给上司工作服务,还需要接待各种来访的人员,对于那些未预约就上门的的不速之客你们会怎么应对呢。
助理秘书如何应付来访的不速之客我们既要显示出有礼貌,又不会而因此影响了我们的工作才行哦,具体怎么做看看下面介绍吧!
这些突然来访的不速之客,可能是上级领导同事、公司客户、领导亲戚朋友、推销员等。我们要根据他们的身份不同,采取不同的措施。
一是领导的上级或客户。应该热情地请他们到会客室就座,并给他们倒上一杯茶,可以说您稍等一下,我看一下在不在,并马上告诉领导,再按领导的指示接待、安排。
二是客户。有些客户来访的问题,是很简单的,根本不需要领导出面就可以解决。所以,作为助理的你,这时候就要显示出分担领导工作的本能了。你可以介绍他们去找相关部门的主管或相关人员交涉。你应该先替他联系一下,然后再向他指明该部门的名称、位置。如果不好找,最好能引领客人去。
三是公司内部的管理人员。他们如果说有急事要见领导的话,你绝对不应该这时候拿腔拿调,马是要马上通报,以免误事。
四是推销员。这类人员我们可能遇到的最多。这时候你就要先让他们稍等,然后打电话给相关部门。如果相关部门有意向或是事先有约的话,就要指引他们过去。
如果那些推销员坚持要见领导,这有两个可能。一是确实和领导有约,二是从没约定,只是他觉得见领导可能更益于他的推销工作,而不想去考虑是否因此耽误了别人的工作(绝大部分都是这种)。这时候,也没必要黑脸推辞,可以委婉地让他们把材料留下,回头请领导过目。领导如果感兴趣,会及时主动和他们联系。
五是领导的亲朋。请他们到会客室就座,并马上通知领导,再按领导的指示接待。
六是其他不速之客。这种情况,你就要先请对方报上姓名、单位、来访目的等基本资料后,再去请示领导,由领导自己决定是不是会见。
综上所述,来着是客,怎么也不能失了礼节,以免对公司影响不好,也会算作是你工作失职。所以,面对自己不能应付的不速之客,还是要多请示,按照上司的指示接待不同客人。
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